Электронная заявка, поручение экспедитору и экспедиторская расписка
Документы, которыми экспедитор оформляет отношения с клиентом и перевозчиком, ведутся в той же заявке, что и сама перевозка.
Заказ-заявка перевозчику
Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ) формируется из заявки, подписывается квалифицированной электронной подписью и уходит перевозчику через оператора ЭДО.
После подписания перевозчиком и синхронизации документа данные машины и водителя можно проверить и применить к заявке.
Входящие документы от клиента
Заказ-заявки и поручения экспедитору (ПЭ), которые присылает клиент, появляются в журнале. Свой титул вы подписываете здесь же, а из документа создаётся заявка – маршрут и груз переносить руками не нужно.
Экспедиторская расписка
Расписка (ЭР) выставляется клиенту из заявки. Подписывает директор или сотрудник по машиночитаемой доверенности.
Один журнал на все документы
ЭТрН, заказ-заявки, поручения и расписки собраны в общем журнале с фильтрами по направлению, статусу и вашей компании.
Опасный груз
Сведения об опасном грузе по ДОПОГ передаются во всех четырёх документах.
Как это выглядит по шагам
Пример: клиент прислал поручение, экспедитор принимает груз во владение и нанимает перевозчика.
Поручение от клиента
Поручение экспедитору появляется в журнале электронных документов. Кнопка «Создать заявку из поручения» создаёт заявку с маршрутом и грузом из документа. Если заявка уже заведена, поручение можно привязать к ней.
Заказ-заявка перевозчику
В заявке вы выбираете перевозчика и нажимаете «Отправить ЭЗЗ». Заказ-заявка подписывается в браузере и уходит перевозчику, статус – «Отправлена».
Ответ перевозчика
Перевозчик подписывает заказ-заявку у себя, статус меняется на «Подтверждена перевозчиком». Кнопка «Ответ перевозчика» показывает присланные им данные машины и водителя рядом с данными заявки, кнопка «Применить к заявке» переносит их в заявку.
Подтверждение поручения
Кнопка «Подтвердить поручение (Т2)» отправляет клиенту ваш титул. Машина и водитель берутся из заявки. Если их данных не хватает, SmartLog покажет предупреждение: можно дополнить заявку или подписать без этих сведений.
Экспедиторская расписка
После подтверждения поручения становится доступна кнопка «Сформировать ЭР». Вы подписываете расписку, она уходит заказчику – статус «Выдана заказчику», а после регистрации – «Принята ГИС ЭПД».
Накладная
Дальше из той же заявки оформляется электронная транспортная накладная.
Какие документы оформляются в вашей роли
Состав документов зависит от роли в перевозке, которая выбирается в заявке.
Экспедитор принимает груз во владение и нанимает перевозчика
От клиента приходит поручение, вы его подтверждаете и выдаёте клиенту экспедиторскую расписку. Перевозчику уходит заказ-заявка от вашего имени.
Экспедитор не принимает груз во владение и нанимает перевозчика
От клиента приходит поручение, вы его подтверждаете. Расписка не выдаётся. Заказ-заявку SmartLog готовит и отправляет заказчику на подпись – статус «Ожидает подписи заказчика».
Экспедитор принимает груз во владение и везёт своей машиной
Вы подтверждаете поручение и выдаёте расписку. Электронная транспортная накладная в этом случае не оформляется.
Грузовладелец нанимает перевозчика
Поручение и расписка не оформляются. Перевозчику уходит заказ-заявка от вашего имени.
Вы перевозчик
Заказ-заявка от клиента появляется в журнале как входящая. Кнопка «Создать заявку» заводит по ней заявку, после этого заказ-заявку можно согласовать или отклонить с указанием причины.
Частые вопросы
Можно ли выдать расписку без электронного поручения?
В SmartLog расписка формируется по входящему электронному поручению и только после того, как вы его подтвердили.
Нужна ли расписка, если груз во владение мы не принимаем?
Нет. Расписка оформляется, когда экспедитор принимает груз во владение.
Что нужно, чтобы подтвердить поручение?
В маршруте у первой погрузки и последней выгрузки должно быть заполнено поле «Город». Чтобы в титул вошли машина и водитель, нужны госномер и марка машины, фамилия, имя и телефон водителя, а также данные водительского удостоверения или ИНН. Если этих данных не хватает, поручение можно подтвердить без них.
Можно ли отклонить поручение клиента?
В SmartLog поручение можно подтвердить. Отклонение поручения в системе не оформляется.
Клиент прислал несколько поручений на одну машину. Как их вести?
Каждое поручение – отдельная заявка. Если груз едет одной машиной, удобнее попросить клиента оформить одно поручение с несколькими строками груза.
Перевозчик не пользуется SmartLog. Как он подпишет заказ-заявку?
В кабинете своего оператора ЭДО. После подписания статус в вашей заявке сменится на «Подтверждена перевозчиком».
Полезные материалы
14 дней бесплатно, карта не нужна